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せっかくお相手に予定を合わせて頂いたのに、急遽動かせない別の予定が出来てしまった。
大変気まずいですが、出来るだけ早く全員に連絡をして、再度日程調整を行いましょう。
その際に送るメールのポイントをお伝えしたいと思います。
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つい焦ってしまったり、申し訳ないという気持ちが先に出てしまうと件名にまで「申し訳ございません」と書いてしまうことがありますが、これは間違いと言えます。
本文でしっかり理由を説明すればいいのですから、件名は簡潔に。
墨付きのカギカッコ【】などをうまく利用して、何のプロジェクトのミーティング、打ち合わせなのかが分かるようにするのも一つです。
また、何かのメールの返信なのであれば、もとの文は消さずにおくこと、件名の「Re」を消さずにおくことも気遣いです。
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日程の再調整が必要になった理由を、事細かく正直に書かなくても構いません。
お相手も何か外せない用事があったことは分かるので、「業務の都合」「急遽予定が出来てしまい」等で大丈夫です。
むしろ、あまり具体的に書いてしまうことで、「こちらの打ち合わせの重要度が低いのでは」と心象を悪くしてしまう場合もあります。
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「大変申し訳ございません」は冒頭で、1度すれば問題ありません。
お相手の手間を考えると、何度も謝りたくなってしまうかもしれませんが、何度も謝罪するとかえってくどくなってしまいます。
実際に次回の打ち合わせでお会いした時に、謝罪と日程を再調整して頂いたお礼を一言伝えれば大丈夫です。
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以下にテンプレートを用意してみました。適宜、参考にしてご活用ください。
件名：【プロジェクト名】お打ち合わせ日程調整のお願い
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇と申します。
先日予定して頂いた「プロジェクト名」のお打ち合わせですが、大変申し訳ございません、急遽別件が入ってしまい、当日お伺いが出来なくなってしまいました。
つきましては、下記日程より再度調整をお願いできますでしょうか。
- 〇月〇日（〇）11：00～12：00
- 〇月〇日（〇）13：00～14：00
- 〇月〇日（〇）15：00～16：00
お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い致します。
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waaq Linkを使えば、日程の再調整もお相手に手間を取らせることがありません。
一度電話などで再調整の謝罪と要件をお伝えし、「日程の再調整については、メールのリンクからカレンダーをご参照ください。」とご連絡すればOK。
お相手は登録されたカレンダーから希望の日程を選択し、一発で再調整が可能です。
メールで長々と謝罪するよりも、電話1本で「申し訳ない」と伝えた方が誠意は伝わります。
その後の流れは簡単なほうが、お相手の心象もGOOD。こちらも煩雑なメールをやりとりする必要がありません。
ぜひこの機会に、ツールの使用をご検討ください！
